Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Informationspflichten nach Art. 12 ff. EU-DSGVO für Bewerber (m/w/d)



Sehr geehrte Bewerberin,

sehr geehrter Bewerber,


aufgrund der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sind wir verpflichtet, Ihnen umfassende Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens zu erteilen, wozu wir sehr gerne bereit sind.


Datenschutz und der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig, so dass wir stets auf eine ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten achten.


Für den Fall, dass Sie Fragen zu Ihren Bewerberdaten und deren Verarbeitung haben, steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter hierfür jederzeit gern zur Verfügung. Dieser unterliegt keinerlei Weisungen, ist in seiner Stellung unabhängig und gesetzlich zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet, so dass Sie sich vertrauensvoll an diesen wenden können.


Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens teilen wir Ihnen folgendes mit:



I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der EU-DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:


GOPA Worldwide Consultants GmbH

Hindenburgring 18

61348 Bad Homburg

Deutschland


Tel.: +49 6172 930 0


(im Folgenden als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet)


II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter kann über folgende Kontaktdaten erreicht werden:


MAGELLAN Compliance GmbH

Nördliche Münchner Straße 27A, 82031 Grünwald

Tel.: +49 89 5880316-40

E-Mail-Adresse: privacy_gopa_group@magellan-legal.de


III. Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens


1. Rechtsgrundlagen

i. Personenbezogene Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO, Art. 88 Abs. 1 EU-DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Begründung des Arbeitsvertrages erforderlich ist, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO, Art. 88 Abs. 1 EU-DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher wir unterliegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. d EU-DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht, so dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.


ii. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Soweit wir für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 EU-DSGVO) wie unter anderem der Religionszugehörigkeit, Nationalität sowie der Gesundheitsdaten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient Art. 9 Abs. 2 lit. a EU-DSGVO als Rechtsgrundlage.

Wenn die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist, damit wir die uns aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben können und unseren diesbezüglichen Pflichten nachkommen, folgt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung aus Art. 9 Abs. 2 lit. b EU- DSGVO, Art. 88 Abs. 1 EU-DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Sofern die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich ist, folgt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung aus Art. 9 Abs. 2 lit. c EU-DSGVO.

Bezieht sich die Verarbeitung auf besondere Kategorien personenbezogener Daten, die von Ihnen offensichtlich öffentlich gemacht wurden, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 9 Abs. 2 lit. e EU-DSGVO.

Falls die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der Arbeitsmedizin oder für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit erforderlich ist, folgt die Rechtsgrundlage aus Art. 9 Abs. 2 lit. h EU-DSGVO.


2. Zwecke

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere zur Erfüllung arbeitsvertraglicher, gesetzlicher, sofern vorliegend kolIektivvertraglicher, sowie sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen.


3. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Danach speichern wir Ihre Daten unter anderem für folgende Zeiträume:


  • Bewerbungsunterlagen,-daten, nach Entscheidung über Nichtbesetzung, bis zu 6 Monate, Diskriminierungsbeweislast, Frist §§ 21 Abs. 5, 22 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  • Bewerbungsunterlagen ansonsten: Bei Auflösung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses


4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen.


IV. Rechtsverteidigung und -durchsetzung

 

1. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist Art. 9 Abs. 2 lit. f; 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.

2. Zweck

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist die Abwehr von unberechtigter Inanspruchnahme sowie die rechtliche Durchsetzung und Geltendmachung von Ansprüchen und Rechten.

3. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist für die Rechtsverteidigung und -durchsetzung zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.


V. Empfängerkategorien

 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke brauchen. Daneben bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher Dienstleister und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an weitere vertrauenswürdige Empfänger. Diese können z.B. sein:

  • Personalabteilung
  • Mögliche Vorgesetzte des betroffenen Bewerbers
  • Fachabteilungen
  • Finanzbuchhaltung
  • Betriebsrat
  • Datenschutzbeauftragter
  • Schwerbehindertenvertretung
  • Gleichstellungsbeauftragter
  • Controlling/Revision
  • Arbeitsagentur
  • Integrationsamt im Falle einer Schwerbehinderung
  • Bankinstitute
  • Versicherungsunternehmen
  • Externe Dienstleister
  • Aktenvernichter
  • IT-Dienstleister
  • Rechtsanwälte, Gerichte, Steuerberater


VI. Ihre Rechte

Folgende Rechte stehen Ihnen uns gegenüber zu:


1. Recht auf Auskunft

Sie haben ein Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen von uns verarbeitet werden. In diesem Fall informieren wir Sie zusätzlich über
(1) den Verarbeitungszweck;
(2) die Datenkategorien;
(3) die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten;
(4) die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für die geplante Speicherdauer;
(5) Ihre weiteren Rechte;
(6) sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht von Ihnen mitgeteilt wurden: Alle verfügbaren Informationen über deren Herkunft;
(7) sofern vorhanden: das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung sowie Informationen über die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen der Verarbeitung.


2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.


3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern


(1) wir die Richtigkeit Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten überprüfen;
(2) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
(3) Sie Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall zur Rechtsverfolgung benötigen;
(4) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingelegt haben und wir diesen Widerspruch prüfen.


4. Recht auf Löschung

Sie haben ein Recht auf Löschung, sofern


(1) wir Ihre personenbezogenen Daten für ihren ursprünglichen Verwendungszweck nicht mehr benötigen;
(2) Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gibt;
(3) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen und - sofern es sich nicht um Direktmarketing handelt - keine vorrangigen Gründe für die Weiterverarbeitung vorliegen;
(4) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
(5) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich gefordert ist;
(6) Ihre personenbezogenen Daten als Minderjähriger für Dienste der Informationsgesellschaft erhoben wurden.

 

5. Recht auf Unterrichtung

Sofern Sie Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht haben, werden wir allen Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten, diese Berichtigung, Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitteilen.


6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben ein Recht Ihre von uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch machbar ist, haben Sie das Recht, dass wir diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.


7. Widerspruchsrecht

Sie haben im Fall von besonderen Gründen ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

Im Fall einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings haben Sie jederzeit ein Recht auf Widerspruch.

 

8. Recht auf Widerruf

Sie haben das Recht, eine uns abgegebene Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die EU-DSGVO verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:


Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden


Tel.: 0611-1408 0

E-Mail-Adresse: poststelle@datenschutz.hessen.de

 

 Für Rückfragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DS-GVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §25 Abs. 2 Nummer 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) sowie Art. 6. (1) f DS-GVO. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §25 Abs. 2 Nummer 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) sowie Art. 6. (1) f DS-GVO. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DS-GVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.